Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, HC FRAGANCIAS, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
De esta manera, HC FRAGANCIAS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales o laborales, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a HC FRAGANCIAS cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información:
• HC FRAGANCIAS, es una empresa privada que tiene como objeto la Comercialización de productos de perfumería y belleza
• Teléfono de Contacto: 3052263865
• Correo: fraganciashc@gmail.com
• Dirección: Carrera 45 76-39 Medellín- Colombia

2. Marco legal
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013. Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional

3. Ambito de la aplicación
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de SIEMPRE DIVAS cuyo titular sea una persona natural.

4. Definiciones
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como lo revelan el origen racial o étnico la orientación política, las convicciones religiosas, o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones Sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen las derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. Principios
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, HC FRAGANCIAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
• Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice HC FRAGANCIAS o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
• Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, HC FRAGANCIAS garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de HC FRAGANCIAS, será de medio.
• Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por HC FRAGANCIAS se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que en HC FRAGANCIAS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

6. Finalidades y Tratamiento que se le da a los datos personales
Los datos personales que HC FRAGANCIAS recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

6.1. Recurso Humano
Su finalidad será para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de Servicios, retiro o terminación, así como para comunicación de actividades de esparcimiento laboral. Se incluyen empleados directos y Contratistas que para el desarrollo de su actividad comercial requiera HC FRAGANCIAS.

6.2 Clientes
Su finalidad es la comunicación con la persona cuyos datos personales son objeto de tratamiento, y que en adelante se denominará Titular, sobre los servicios que tenga contratados con HC FRAGANCIAS y otros servicios que le puedan ser complementarios de acuerdo con su negocio y siempre dentro de la actividad económica declarada por HC FRAGANCIAS.

6.3 Prospectos o posibles clientes
Su finalidad es el envío al Titular de más información sobre cualquiera de los servicios ofrecidos por HC FRAGANCIAS a través de su página web WWW.HCFRAGANCIAS.COM.CO o solicitados por el Titular vía telefónica, correo electrónico, redes sociales o cualquier medio de chat a las oficinas o personal de HC FRAGANCIAS ,así como cotizaciones o propuestas. HC FRAGANCIAS solicita los datos estrictamente necesarios para cumplir con dicha finalidad.

7. Derechos de los Titulares de la información
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales consignados en HC FRAGANCIAS como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a HC FRAGANCIAS como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
7.3. Ser informado por HC FRAGANCIAS como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión o eliminación del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión o eliminación procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. Autorización del Titular
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

HC FRAGANCIAS obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. 
La autorización será solicitada por HC FRAGANCIAS de manera previa al tratamiento de los datos personales.

9. Revocatoria de Autorización
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a HC FRAGANCIAS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. HC FRAGANCIAS establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. 
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto HC FRAGANCIAS deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, HC FRAGANCIAS podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

10. Datos de Menores de Edad
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor

11. Aviso de privacidad
HC FRAGANCIAS garantiza que los datos proporcionados por el Titular por cualquiera de los medios utilizados para recolección de datos, se utilizarán exclusivamente para los fines establecidos en el presente documento, y bajo ninguna circunstancia se comercializarán o entregarán a terceros, con las excepcionas que la ley permita.

12. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o eliminar los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular puede utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
• Correo electrónico: Fraganciashc@gmail.com, Teléfono: 3052263865 en horario de 10:00 a 17:00 de lunes a viernes.
• Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de cualquiera de los canales serán direccionadas al área respectiva de HC FRAGANCIAS al responsable del Tratamiento de datos.

13. Procedimiento para ejercer los Derechos

13.1. Consultas
Las consultas recibidas por cualquiera de los canales serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13.2. Reclamos
Los Titulares que consideren que la información contenida en una base de datos de HC FRAGANCIAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante HC FRAGANCIAS, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:
13.2.1. Nombre e identificación del Titular
13.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
13.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
13.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que HC FRAGANCIAS no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Si el reclamo resulta incompleto, HC FRAGANCIAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, HC FRAGANCIAS incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamación en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (5) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (20) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, HC FRAGANCIAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. Aceptación de términos y Condiciones
Al aceptar los términos y condiciones legales, el Titular autoriza a HC FRAGANCIAS, para que sus datos personales puedan ser almacenados y usados con el fines descritos en el numeral 2, y se autoriza en los mismos términos, que dicha información pueda ser tratada conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2011 y sus Decretos Reglamentarios, con el fin de recibir información acerca de sus servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos.

15. Cookies
Las cookies son pequeños archivos de datos que las páginas www.siempredivas.com o los correos electrónicos guardan en su buscador y opcionalmente en el disco duro. Las cookies permiten «recordar» la información sobre preferencias y sesión, y al Titular le permiten desplazarse dentro de las áreas del sitio web, sin volver a introducir sus datos. Esto hace posible crear una experiencia de usuario más personalizada y cómoda. Siempre divas usa un tercero para colocar cookies en su computador, para recopilar información que no sea personal e identificable. A pesar de que las cookies contienen un número único de usuario, no recopilan ni guardan ninguna información personal identificable. En todo caso, el titular puede configurar su navegador de Internet para que no acepte cookies